Top 16 tính năng tổng đài ip hàng đầu mà mọi doanh nghiệp nên tìm kiếm

Tổng đài IP là một hệ thống điện thoại hoàn chỉnh cung cấp các cuộc gọi điện thoại qua mạng dữ liệu IP. Dù nhu cầu của bạn là thay thế hay thiết lập một tổng đài ip mới thì trước tiên cần phải biết  tính năng tổng đài ip gì? Và tại sao nó lại cần thiết cho doanh nghiệp.

Chức năng và tính năng tổng đài ip

Tổng đài IP là hệ thống liên lạc chất lượng cao với các chức năng hiện đại được thiết kế cho cả doanh nghiệp vừa và nhỏ và các công ty lớn,

Tổng đài IP cung cấp các tiêu chuẩn cao nhất về hiệu suất, chất lượng và tính khả dụng với các tính năng tổng đài ip chính và hữu ích sau:

1. Giao diện quản trị web

GUI của IP-PBX sẽ thân thiện với người dùng hơn nhiều so với PBX truyền thống. Điều này cho phép thay đổi và bổ sung dễ dàng hơn.

2. Hỗ trợ tất cả các tính năng giọng nói tiêu chuẩn

Tổng đài IP hỗ trợ tất cả các tính năng thoại tiêu chuẩn – chuyển cuộc gọi, tạm dừng cuộc gọi, phát nhạc nền, tạm dừng cuộc gọi, tham gia và chuyển tiếp mù, chuyển tiếp cuộc gọi, nhận dạng người gọi đến, nhận cuộc gọi và nhóm tìm kiếm, v.v. .

3. Thu âm cuộc gọi

Ghi âm cuộc gọi là một tính năng hữu ích cho phép bên gọi hoặc bên được gọi ghi lại cuộc trò chuyện bằng điện thoại của họ.

Với tổng đài ip có thể ghi âm cả cuộc gọi đến và cuộc gọi đi, kể cả cuộc gọi được chuyển.

Những bản ghi này có thể được truy xuất và phát trực tiếp thông qua giao diện web.

4.  Hội nghị âm thanh và video

Tổng đai ip bao gồm chức năng hội nghị thoại để người tham gia có thể gọi từ khắp nơi trên thế giới.

Tính năng hội nghị hoạt động để tạo phòng họp, nhờ đó người dùng (cả nội bộ và bên ngoài) có thể gọi và nói chuyện với nhau.

Các phòng hội nghị có thể được kiểm duyệt bởi người dùng quản trị và cũng có thể được bảo vệ bằng mật khẩu để ngăn những người gọi không mong muốn truy cập vào phòng

Người dùng có thể truy cập phòng hội nghị trong nội bộ bằng cách quay số truy cập phòng hội nghị.

Người dùng bên ngoài có thể truy cập phòng hội nghị bằng cách nhập mã số sau khi quay số.

Hoặc thậm chí chỉ cần bắt đầu hội nghị bằng điện thoại mềm hoặc IP-Phone nếu được bật.

5. Cung cấp – cấu hình tự động của điện thoại IP

Với tính năng Tự động cung cấp giúp quản trị viên dễ dàng định cấu hình thiết bị.

Điện thoại IP tự động tải xuống các tệp cấu hình theo định kỳ thông qua giao thức TFTP

6. Hỗ trợ VLAN 802.1q

Tổng đài ip hỗ trợ 802.1q (VLAN) và 802.1p (CoS), cần thiết để thiết lập thành công điện thoại VoIP trong các công ty và mạng lớn có lưu lượng dữ liệu cao.

Việc tách lưu lượng dữ liệu và thoại thành hai VLAN khác nhau là cần thiết bất cứ khi nào cần tập trung cao độ vào việc đảm bảo an toàn, chất lượng và độ tin cậy tối đa.

7. Khả năng tương thích của điện thoại IP

Doanh nghiệp có thể kết nối bất kỳ điện thoại IP Phone nào hỗ trợ giao thức SIP với tổng đài IP có thể là điện thoại IP phần cứng, điện thoại mềm trên máy tính hoặc ứng dụng điện thoại trên điện thoại di động

8. Hỗ trợ cuộc gọi video

IP PBX hỗ trợ các cuộc gọi video ngang hàng giữa hai điện thoại IP đầu cuối cho phép thực hiện cuộc gọi video thông qua codec được hỗ trợ – H.261, H.263 và MPEG4 H.263p.

9. thư thoại

Thư thoại trực quan cho phép bạn kiểm tra thư thoại của mình trên web, không còn cần phải đi qua menu thoại nhấn # hoặc *, phát thư thoại trên web, tải xuống, chuyển tiếp tới email hoặc phát thư thoại trên tiện ích mở rộng của bạn.

Tính năng thư thoại tới email sẽ gửi một bản sao thư thoại của người dùng tới địa chỉ email được chỉ định của họ.

Tính năng này cho phép người dùng nghe tin nhắn thư thoại của họ qua email hoặc thiết bị điện thoại thông minh mà không cần phải sử dụng điện thoại bàn.

10.Chuyển đến điện thoại di động

Tổng đài IP cho phép bạn thiết lập chuyển cuộc gọi hoặc chuyển tiếp cuộc gọi từ số điện thoại thông thường của người dùng sang điện thoại di động của họ.

Chuyển hoặc chuyển tiếp này giữ lại ID người gọi ban đầu.

11. Định tuyến cuộc gọi

Định tuyến cuộc gọi nâng cao sẽ chuyển hướng cuộc gọi đến tổng đài viên phù hợp nhất, Người gọi sẽ không cần tham gia lại hàng đợi.

Điều này làm cho việc định tuyến và xếp hàng cuộc gọi trở nên hoàn hảo cho các trung tâm cuộc gọi có số lượng lớn

12. Lời nhắc bằng giọng nói

Ở cấu hình cơ bản, tổng đài IP Yeastar bao gồm một bộ hoàn chỉnh các lời nhắc bằng giọng nói của hệ thống, chúng có thể được thiết lập bằng nhiều ngôn ngữ khác nhau nếu cần.

13. Chuyển hướng cuộc gọi

Tính năng này cho phép các cuộc gọi thường bắt nguồn từ một vị trí nhất định được chuyển tiếp đến một vị trí khác.

Sau khi chuyển tiếp cuộc gọi được kích hoạt, tất cả các cuộc gọi sẽ được chuyển hướng đến đích đã định ngay lập tức.

Các cuộc gọi có thể được chuyển tiếp đến một tiện ích mở rộng khác, số điện thoại (chẳng hạn như điện thoại di động), IVR, v.v.

14. Nhóm đổ chuông

Tổng đài ip có khả năng nhóm nhiều tiện ích mở rộng lại với nhau thành một tiện ích mở rộng được quay số duy nhất.

Ví dụ: nếu có đại lý bán hàng có số máy lẻ 220, 221, 222, 223 thì có thể chỉ định nhóm đổ chuông ‘Bán hàng’ để khi quay số sẽ gọi đồng thời đến tất cả các máy.

Tính năng này hữu ích cho IVR và hàng đợi cuộc gọi vì các cuộc gọi đến có thể được chuyển hướng đến toàn bộ bộ phận một cách dễ dàng.

Điều này cũng có thể hữu ích nếu bạn muốn liên hệ với một nhóm điện thoại nội bộ (nhân viên hỗ trợ kỹ thuật).

Nó đơn giản như chỉ định các điện thoại đó vào một nhóm đổ chuông (chẳng hạn như 601) và quay số từ bất kỳ điện thoại hệ thống nào.

15. Hàng đợi cuộc gọi

Hàng đợi cuộc gọi là một tính năng đặt người gọi vào hệ thống ưu tiên tạm giữ được quy định sao cho người gọi có mức ưu tiên cao nhất (thường là người gọi giữ lâu nhất) được trả lời trước người gọi có mức ưu tiên thấp hơn.

Hàng đợi cuộc gọi cực kỳ hữu ích khi xử lý một số lượng lớn người gọi đến cùng một lúc.

Người gọi có thể được xếp vào hàng đợi để được trả lời bởi đại diện có mặt đầu tiên (đại diện hỗ trợ) hoặc xếp vào hàng đợi có thể được trả lời bởi một đại lý cụ thể (đại diện bán hàng).

Trong khi người gọi đang đợi trong hàng đợi, bạn có thể phát nhạc chờ và/hoặc tin nhắn đặc biệt cho họ nghe.

16. Báo cáo chi tiết

cung cấp cho bạn khả năng xem tất cả các cuộc gọi điện thoại trong một giao diện đồ họa.

Và cũng cho phép bạn lọc theo ngày, tiện ích mở rộng, người dùng, thời lượng, v.v.

Tổng số được tính toán dựa trên cài đặt bộ lọc và được hiển thị bằng đồ họa theo một số cách.

Ưu điểm của hệ thống tổng đài IP cho doanh nghiệp

Những lợi thế của việc sử dụng IP PBX làm hệ thống điện thoại doanh nghiệp của bạn bao gồm:

Tăng tính linh hoạt
Khả năng làm việc từ xa
Tăng năng suất
Dễ dàng cài đặt, sử dụng và quản lý
Giá trị đồng tiền tốt hơn (còn gọi là tiết kiệm chi phí)
Hợp nhất các công cụ truyền thông

Việc triển khai tổng đài ip không khó nhưng để tránh gặp những vấn đề trong quá trình xử lý cuộc gọi của doanh nghiệp thì cần phải nắm bắt những thông tin trước khi triển khai.

Liên hệ ngay với Vintech Việt Nam để được tư vấn chi tiết và nắm bắt được những thông tin hữu ích nhất, và trải nghiệm sản phẩm với giá tốt nhất.