Tổng đài điện thoại tốt nhất cho doanh nghiệp phải phù hợp với quy mô, nhu cầu và mô hình kinh doanh và quan trọng nhất là giúp cải thiện khả năng giao tiếp cho khách hàng trong khi xử lý các nhu cầu hàng ngày của nhân viên.
Hiện nay có rất nhiều loại tổng đài cho doanh nghiệp lựa chọn. Để chọn tổng đài điện thoại tốt nhất và phù hợp , bạn phải xem xét một số yếu tố
Cách tốt nhất để hiểu các yếu tố và tìm tùy chọn Tổng đài điện thoại là sử dụng thông tin ở đây.
Tùy chọn hệ thống Tổng đài điện thoại tốt nhất
Hệ thống tổng đài dành cho doanh nghiệp không phải giải pháp một kích cỡ mà phù hợp với tất cả. Vì mỗi doanh nghiệp có thể có những nhu cầu riêng
Vì vậy sẽ có nhiều loại để lựa chọn sao cho phù hợp và tốt nhất với từng doanh nghiệp. Thông thường có các dòng sau:
1. Hệ thống tổng đài truyền thống
Tổng đài truyền thống sử dụng điện thoại cố định và chuyển người gọi đến bộ phận hoặc tiện ích mở rộng thích hợp.
Với hệ thống này, bạn phải có điện thoại cố định và bạn sẽ phải lắp đặt một số thiết bị nhất định
Khi nào nên chọn giải pháp tổng đài truyền thống
– Tổng đài truyền thống sẽ phù hợp sử dụng trong các doanh nghiệp có các vấn đề sau:
A. Có khả năng kết nối internet không ổn định.
Nếu doanh nghiệp của bạn nằm ở khu vực nông thôn hoặc có dịch vụ internet không đáng tin cậy hoặc không ổn định, hãy sử dụng hệ thống điện thoại cố định cũ hơn thay vì kết nối internet của bạn.
B. Cung cấp thông tin liên lạc khẩn cấp.
Trường hợp khác nên lựa chọn tổng đài truyền thống là nếu bạn cung cấp thông tin liên lạc khẩn cấp quan trọng.
Có thể triển khai các hệ thống dự phòng để đảm bảo bạn sẵn sàng xử lý sự cố ngừng hoạt động.
2. Hệ thống tổng đài IP
Thay vì sử dụng điện thoại cố định, hệ thống tổng đài IP sử dụng VoIP. Các cuộc gọi được thực hiện với kết nối internet, giúp giảm chi phí gọi đường dài.
Không cần đăng ký và bạn có quyền kiểm soát cách hệ thống được quản lý nội bộ.
Khi nào nên chọn một hệ thống tổng đài IP
Với doanh nghiệp thuộc trong các trường hợp sau thì tổng đài ip là lựa chọn lý tưởng nhất:
A. Doanh nghiệp muốn giảm chi phí.
Tiết kiệm chi phí là một trong những yếu tố hấp dẫn và thúc đẩy nhất đối với một doanh nghiệp chuyển sang tổng đài ip và điện thoại ip.
B. Cần khả năng mở rộng và tính linh hoạt cho doanh nghiệp
Với những doanh nghiệp phát triển nhanh chóng kéo theo sự gia tăng về nhân sự thì phải đảm bảo cơ sở hạ tầng của doanh nghiệp luôn linh hoạt để đáp ứng nhu cầu hoạt động
Khi thêm nhân viên mới hay phát triển chi nhánh thì sẽ cần mở rộng hệ thống điện thoại. Với tổng đài ip hiện đại đảm bảo linh hoạt và có thể thích ứng với những thay đổi này.
Doanh nghiệp có thể thêm các dòng mới một cách dễ dàng và công nghệ này giúp đảm bảo duy trì kết nối .
3. Hệ thống tổng đài ảo hoặc được lưu trữ
Thuộc dòng tổng đài ip nhưng doanh nghiệp sẽ không có toàn quyền kiểm soát hay sở hữu. Và phải trả phí thuê hàng tháng cũng như phí duy trì và nâng cấp.
Lợi ích của việc chọn tổng đài phù hợp cho doanh nghiệp
Nếu bạn đang cố gắng tìm hệ thống liên lạc phù hợp cho doanh nghiệp của mình, thì có nhiều lý do để xem xét hệ thống điện thoại PBX. Một số lợi ích hàng đầu bao gồm:
1. hiệu quả về chi phí
Hệ thống tổng đài sẽ giúp doanh nghiệp của bạn tiết kiệm tiền khi so sánh với nhiều thiết bị và điện thoại cố định và hệ thống chuyên sâu về phần cứng.
2. Hệ thống xử lý cuộc gọi chuyên nghiệp
Với hệ thống PBX tốt nhất, bạn có thể định vị doanh nghiệp của mình như một cơ quan có thẩm quyền trong ngành
Bởi vì hệ thống sẽ đảm bảo tất cả các cuộc gọi đến đều được trả lời nhanh chóng và khách hàng đang gọi sẽ không bao giờ phải đối phó với tín hiệu bận khó chịu.
3. khả năng mở rộng
Khi doanh nghiệp của bạn phát triển, hệ thống điện thoại PBX giúp bạn dễ dàng điều chỉnh khả năng
Mọi thay đổi đều được thực hiện dễ dàng có thể dễ dàng thêm các thành viên nhóm và phòng ban mới vào hệ thống
4. Quản lý cuộc gọi hiệu quả
Một hệ thống PBX có thể quản lý một lượng lớn các cuộc gọi điện thoại và đảm bảo khách hàng không gặp phải các tín hiệu bận khó chịu và loại bỏ khả năng bị rớt cuộc gọi
Với hệ thống PBX tốt nhất, tất cả các cuộc gọi sẽ được xử lý hiệu quả và hiệu quả.
Các cuộc gọi chóng được chuyển đến thành viên nhóm hoặc bộ phận phù hợp trong doanh nghiệp
hệ thống PBX của bạn sẽ xử lý tất cả các cuộc gọi và cho phép bạn tập trung vào công việc bạn cần làm.
5. Khả năng sử dụng công nghệ Softphone
Với PBX, bạn có quyền truy cập vào công nghệ điện thoại mềm. Điều này không yêu cầu bất kỳ thiết bị bổ sung nào để bạn gọi điện thoại.
6. Sử dụng các kênh truyền thông hiện đại
Các hệ thống điện thoại PBX hiện đại được coi là nền tảng của truyền thông hợp nhất và tạo ra một hệ sinh thái hợp tác cho doanh nghiệp nhỏ
Các giải pháp PBX nâng cao hơn cũng sẽ có các khả năng khác, chẳng hạn như chuyển tiếp cuộc gọi, thư thoại, nhấp để gọi, quay số nhanh, nhật ký thoại, cuộc gọi video, v.v.
7. Kết nối trực tiếp
Nếu bạn chọn giải pháp tổng đài IP , điện thoại IP cho phép bạn truy cập các giải pháp IP cấp doanh nghiệp, bất kể quy mô doanh nghiệp .
Với liên kết IP trực tiếp, sẽ không bao giờ phải lo lắng về việc bỏ lỡ cuộc gọi của khách hàng .
Và có thể tiếp cận khách hàng của mình trực tiếp mà không có bất kỳ sự chậm trễ đáng kể nào.
8. Tăng năng suất của nhân viên
Có thể cải thiện hiệu quả tổng thể của nhân viên bằng cách sử dụng phân tích thời gian thực và các giải pháp tự động hóa tích hợp khicó điện thoại dành cho doanh nghiệp.
9. Trả lời tự động
Một số hệ thống PBX tích hợp tính năng nhân viên tiếp tân ảo có nghĩa là các cuộc gọi đến được định tuyến đến nơi chúng cần đến mà không phải chờ đợi lâu
Giải pháp tổng đài điện thoại cho doanh nghiệp ban.
Cách tốt nhất để chọn hệ thống điện thoại PBX phù hợp nhất với nhu cầu là biết những gì cần tìm.
Khi bạn có sẵn hệ thống liên lạc phù hợp, doanh nghiệp củacó thể hoạt động hiệu quả hơn
Và đảm bảo khách hàng cũng như nhân viên của bạn có mức độ liên lạc vượt trội mà họ mong muốn và mong đợi.
Doanh nghiệp của bạn đang phát triển nhanh chóng, đang cần tìm một hệ thống tốt nhất đảm bảo các trải nghiệm người dùng cùng những lợi ích và tính năng với quản lý các cuộc gọi lớn….
Thì liên hệ ngay với Vintech Việt Nam qua hotline “ 19006921 ” hoặc gửi thông tin vào mail” admin@vintechvietnam.com” để chúng dễ giúp bạn dễ dàng hơn trong việc lựa chọn.
