Những tính năng và lợi ích mà tổng đài điện thoại mang lại cho doanh nghiệp

Tổng đài điện thoại là một hệ thống phần cứng cung cấp kết nối điện thoại trong một tổ chức chính là chìa khoá quyết định thành công trong giao tiếp của doanh nghiệp

Đây là một hệ thống điện thoại kinh doanh xử lý định tuyến và chuyển đổi cuộc gọi giữa một công ty và mạng điện thoại. Sau đây cùng tìm hiểu về tính năng và Lợi ích của hệ thống tổng đài điện thoại cho doanh nghiệp

Những tính năng và Lợi ích của Tổng đài điện thoại

Các chức năng chính của hệ thống tổng đài điện thoại bao gồm quản lý nhiều cuộc gọi đến và đi, định tuyến cuộc gọi, xếp hàng cuộc gọi , gọi hội nghị, trả lời tự động, v.v. Cùng các lợi ích sau:

Lợi ích của tổng đài điện thoại cho doanh nghiệp

1. Quản lý cuộc gọi nâng cao

Sử dụng tổng đài điện thoại doanh nghiệp có thể quản lý và xử lý các cuộc gọi dựa trên lịch trình định trước và cho phép chọn hướng phân nhánh các cuộc gọi của mình

Với hệ thống tổng đài điện thoại,doanh nghiệp có thể thiết lập các quy tắc của riêng mình về cách định tuyến các cuộc gọi của mình và vào thời gian nào.

Hơn nữa, tổng đài điện thoại giúp bạn hạn chế gọi quốc tế để tiết kiệm chi phí.

2. Giúp kết nối nhiều địa điểm văn phòng

Với một doanh nghiệp có nhiều địa điểm văn phòng việc gặp trực tiếp tất cả các đồng nghiệp không phải lúc nào cũng dễ dàng

Việc sử dụng hệ thống tổng đài điện thoại, doanh nghiệp có thể kết nối nhiều địa điểm văn phòng khác nhau.

Điện thoại PBX hoạt động như một mạng gọi nội bộ giúp nhân viên ở các bộ phận khác nhau liên hệ với nhau ngay lập tức.

3. Giảm rớt cuộc gọi

Một trong những ưu điểm lớn nhất của hệ thống tổng đài điện thoại là giảm tỷ lệ rớt cuộc gọi.

Nó giúp tự động định tuyến các cuộc gọi đến nhân viên hoặc đại lý hỗ trợ có sẵn tiếp theo, đảm bảo rằng người gọi sẽ nhận được phản hồi ngay lập tức

Hơn nữa, với cổng quản lý trực tuyến, bạn có thể biết máy lẻ nào bận, hoặc không rảnh, giúp chuyển cuộc gọi đến người phù hợp

4. Xử lý một số lượng lớn các cuộc gọi

Hệ thống tổng đài điện thoại có thể xử lý một số lượng lớn các cuộc gọi cùng một lúc với chi phí thấp hơn

Điều này là do các cuộc gọi được xác định và chuyển tiếp đến các tổng đài viên có sẵn, giúp giảm đáng kể tỷ lệ bỏ cuộc gọi.

Các tính năng của hệ thống tổng đài điện thoại

Hệ thống tổng đài điện thoại có nhiều tính năng khác nhau , bao gồm định tuyến cuộc gọi, quản lý cổng kỹ thuật số, trả lời tự động, giữ cuộc gọi và hiện diện ảo

1. định tuyến cuộc gọi

Định tuyến cuộc gọi là một công cụ giúp doanh nghiệp chuyển các cuộc gọi đến đến tổng đài viên

Sử dụng tổng đài điện thoại các cuộc gọi sẽ tự động được chỉ định cho nhân viên hoặc đại lý hỗ trợ khách hàng có sẵn, đảm bảo giảm thời gian chờ đợi và cải thiện liên lạc.

2. Quản lý cổng thông tin số

Doanh nghiệp dễ dàng quản lý các tác vụ liên quan đến điện thoại cụ thể trên bảng điều khiển trực tuyến

Bao gồm xây dựng đường dẫn định tuyến cuộc gọi, thiết lập trung kế SIP, tạo phần mở rộng điện thoại ip phone mới, thiết lập nhóm đổ chuông, v.v.

3. trả lời tự động

Thông thường, nhân viên hoặc đại lý hỗ trợ sẽ tự động được chỉ định khách hàng, tùy thuộc vào tình trạng

Tuy nhiên, người gọi có thể chọn nhân viên sẽ nói chuyện với tính năng trả lời tự động.

Hệ thống trả lời tự động cung cấp nhiều tùy chọn để giúp người gọi lọc nhân viên để cuộc gọi của họ được chuyển hướng đến cá nhân hoặc bộ phận thích hợp.

4. giữ cuộc gọi

Một tính năng khác có sẵn là giữ cuộc gọi. Các doanh nghiệp có thể sử dụng tính năng này để đặt tùy chọn âm thanh trong khi họ giữ cuộc gọi.

Lựa chọn tổng đài điện thoại phù hợp với doanh nghiệp

Tổng đài điện thoại Voip là tổng đài tiết kiệm chi phí nhất, dễ quản lý hơn, linh hoạt hơn, có thể mở rộng quy mô đi kèm với tất cả các tính năng gọi nâng cao, bao gồm khôi phục thảm họa nâng cao, kết nối mạng đa văn phòng và giá cả phải chăng.

Nếu bạn thấy đây là thời điểm thích hợp để nâng cấp hệ thống điện thoại doanh nghiệp của mình thì liên hệ ngay với Vintech Việt Nam qua hotline 19006921 để được tư vấn chi tiết và nâng cấp hệ thống phù hợp với quy mô và nhu cầu của doanh nghiệp bạn.