IP Phone có cần kết nối Internet không?

IP Phone thường được gọi là điện thoại Internet hoặc điện thoại VoIP. Tên gọi này khiến nhiều người cho rằng thiết bị phải luôn kết nối Internet mới có thể thực hiện cuộc gọi. Tuy nhiên, Internet không phải điều kiện bắt buộc trong mọi mô hình triển khai.

Về bản chất, IP Phone cần kết nối với một mạng sử dụng giao thức IP để liên lạc với tổng đài và truyền dữ liệu thoại. Mạng đó có thể là mạng LAN nội bộ của doanh nghiệp hoặc mạng Internet. Việc thiết bị có phụ thuộc vào Internet hay không sẽ được quyết định bởi vị trí đặt tổng đài, phương thức kết nối giữa các máy nhánh và loại đường truyền được sử dụng để gọi ra bên ngoài.

IP Phone có cần kết nối Internet không?

Câu trả lời là: IP Phone luôn cần kết nối mạng nhưng không phải lúc nào cũng cần Internet.

Nếu doanh nghiệp sử dụng tổng đài IP đặt tại chỗ và các điện thoại đều nằm trong cùng một mạng LAN, cuộc gọi nội bộ có thể được xử lý ngay bên trong hệ thống. Trong trường hợp này, nhân viên vẫn có thể gọi giữa các phòng ban mà không cần đưa dữ liệu cuộc gọi ra ngoài Internet.

Internet trở thành thành phần cần thiết khi IP Phone phải kết nối với tổng đài cloud, máy nhánh ở địa điểm khác, hệ thống đặt ngoài doanh nghiệp hoặc dịch vụ gọi ra ngoài hoạt động thông qua Internet. Vì vậy, để trả lời chính xác câu hỏi IP Phone có cần Internet hay không, cần xem xét toàn bộ kiến trúc hệ thống chứ không thể chỉ nhìn vào riêng thiết bị điện thoại.

IP Phone hoạt động qua mạng như thế nào?

Điện thoại analog truyền tín hiệu thoại qua đường dây điện thoại riêng. Trong khi đó, IP Phone chuyển giọng nói thành dữ liệu số và truyền dữ liệu này qua mạng IP.

Một hệ thống điện thoại IP cơ bản thường gồm:

IP Phone → Switch mạng → Tổng đài IP → Đường gọi bên ngoài

IP Phone là thiết bị đầu cuối để người dùng nghe và thực hiện cuộc gọi. Switch có nhiệm vụ kết nối điện thoại vào mạng LAN. Tổng đài IP quản lý số máy nhánh, xác thực thiết bị và quyết định cuộc gọi sẽ được chuyển đến đâu.

Khi một nhân viên gọi cho một máy nhánh khác trong cùng doanh nghiệp, tổng đài sẽ xác định người nhận và thiết lập kết nối giữa hai thiết bị. Nếu cả hai điện thoại cùng nằm trong mạng nội bộ, dữ liệu thoại có thể chỉ được truyền qua mạng LAN.

Khi người dùng gọi ra số di động hoặc số điện thoại cố định, tổng đài phải chuyển cuộc gọi qua SIP Trunk, gateway hoặc đường viễn thông đã được cấu hình. Khi đó, khả năng hoạt động của cuộc gọi còn phụ thuộc vào phương thức kết nối với nhà cung cấp dịch vụ.

Khi nào IP Phone không cần Internet?

IP Phone có thể hoạt động mà không cần Internet khi doanh nghiệp sử dụng tổng đài IP đặt tại chỗ và các thiết bị đều kết nối trong cùng một hệ thống mạng nội bộ.

Ví dụ, doanh nghiệp có một tổng đài IP đặt trong phòng máy chủ, các IP Phone được kết nối với switch và mỗi thiết bị được cấp một số máy nhánh riêng. Khi máy nhánh 101 gọi cho máy nhánh 102, quá trình thiết lập và truyền cuộc gọi có thể diễn ra hoàn toàn trong mạng LAN.

Nếu Internet bị gián đoạn nhưng mạng nội bộ vẫn hoạt động, doanh nghiệp có thể tiếp tục sử dụng một số chức năng như:

• Gọi giữa các số máy nhánh.
• Gọi từ nhân viên đến lễ tân.
• Chuyển cuộc gọi giữa các phòng ban.
• Giữ và tiếp tục cuộc gọi.
• Gọi nhanh bằng phím được lập trình.
• Theo dõi trạng thái máy nhánh bằng BLF.

Điều kiện để những chức năng này tiếp tục hoạt động là tổng đài IP, switch, điện thoại, dây mạng và nguồn điện nội bộ không gặp sự cố. Tuy nhiên, việc gọi ra ngoài có còn thực hiện được hay không sẽ phụ thuộc vào đường truyền kết nối tổng đài với nhà cung cấp viễn thông. Tổng đài đặt tại chỗ không đồng nghĩa với việc mọi loại cuộc gọi đều hoạt động khi Internet bị mất.

Khi nào IP Phone cần kết nối Internet?

IP Phone cần Internet khi thiết bị phải kết nối với một tổng đài hoặc dịch vụ nằm bên ngoài mạng LAN. Trường hợp này thường xuất hiện trong mô hình tổng đài cloud, làm việc từ xa, kết nối nhiều chi nhánh hoặc sử dụng SIP Trunk qua Internet.

Sử dụng tổng đài cloud

Với tổng đài cloud, hệ thống quản lý cuộc gọi được đặt trên máy chủ của nhà cung cấp thay vì đặt trực tiếp tại doanh nghiệp. IP Phone tại văn phòng phải kết nối Internet để đăng ký tài khoản với tổng đài.

Nếu đường Internet tại doanh nghiệp bị gián đoạn, điện thoại có thể mất kết nối với hệ thống. Khi đó, khả năng nhận và thực hiện cuộc gọi sẽ phụ thuộc vào phương án dự phòng đã được thiết lập, chẳng hạn chuyển cuộc gọi đến số di động hoặc chuyển sang một đường Internet khác.

Sử dụng máy nhánh từ xa

Nhân viên làm việc tại nhà hoặc tại một địa điểm khác có thể sử dụng IP Phone hoặc phần mềm softphone để kết nối về tổng đài trung tâm.

Do thiết bị và tổng đài không nằm trong cùng một mạng LAN, hai bên cần có đường truyền kết nối. Trong phần lớn trường hợp, kết nối này được thực hiện qua Internet kết hợp với các cơ chế bảo mật phù hợp. Nếu Internet tại phía người dùng hoặc phía tổng đài gặp sự cố, máy nhánh từ xa có thể mất đăng ký và không thực hiện được cuộc gọi qua hệ thống.

Kết nối nhiều văn phòng và chi nhánh

Doanh nghiệp có nhiều địa điểm có thể kết nối các hệ thống điện thoại với nhau qua Internet, VPN hoặc đường truyền dữ liệu riêng. Nhờ đó, nhân viên tại các chi nhánh vẫn có thể gọi nội bộ bằng số máy nhánh. Nếu doanh nghiệp chỉ sử dụng Internet công cộng để kết nối các địa điểm và không có đường dự phòng, cuộc gọi liên chi nhánh có thể bị gián đoạn khi đường truyền gặp sự cố.

Sử dụng SIP Trunk qua Internet

SIP Trunk giúp tổng đài IP thực hiện cuộc gọi đến các số điện thoại bên ngoài. Nếu SIP Trunk được cung cấp qua Internet, việc mất mạng có thể làm gián đoạn cả cuộc gọi đi và cuộc gọi đến. Tuy nhiên, không phải mọi SIP Trunk đều sử dụng Internet công cộng. Một số doanh nghiệp có thể sử dụng đường truyền IP riêng do nhà cung cấp viễn thông triển khai. Khi đó, SIP Trunk có thể tiếp tục hoạt động ngay cả khi đường Internet thông thường gặp sự cố. Doanh nghiệp cần xác định rõ phương thức kết nối với nhà cung cấp thay vì mặc định rằng mọi SIP Trunk đều phụ thuộc vào cùng một đường Internet.

Mất Internet thì IP Phone có gọi được không?

Mất Internet không đồng nghĩa với việc toàn bộ hệ thống IP Phone chắc chắn ngừng hoạt động. Khả năng tiếp tục gọi điện phụ thuộc vào vị trí đặt tổng đài, người nhận cuộc gọi và đường truyền được sử dụng.

Ví dụ, một khách sạn sử dụng tổng đài IP đặt tại chỗ có thể vẫn duy trì cuộc gọi từ điện thoại trong phòng đến lễ tân khi Internet bị mất. Cuộc gọi này chỉ được truyền trong mạng LAN của khách sạn.

Tuy nhiên, nếu khách sạn sử dụng SIP Trunk qua Internet để gọi ra số di động, cuộc gọi bên ngoài có thể không thực hiện được. Nếu toàn bộ hệ thống sử dụng tổng đài cloud, ngay cả cuộc gọi từ phòng đến lễ tân cũng có thể bị ảnh hưởng do điện thoại không còn kết nối được với tổng đài.

Như vậy, khả năng hoạt động khi mất Internet không do riêng IP Phone quyết định mà phụ thuộc vào cách toàn bộ hệ thống được thiết kế.

Điều kiện để hệ thống IP Phone hoạt động ổn định

Chất lượng của hệ thống IP Phone không chỉ phụ thuộc vào tốc độ Internet. Mạng LAN, switch, nguồn điện, tổng đài và cách ưu tiên dữ liệu thoại đều ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng vận hành.

Hạ tầng mạng LAN ổn định

Do cuộc gọi được truyền dưới dạng dữ liệu, lỗi mạng nội bộ có thể gây ra tình trạng âm thanh bị trễ, gián đoạn, rè, mất tiếng hoặc chỉ nghe được một chiều. Trước khi triển khai số lượng lớn IP Phone, doanh nghiệp cần kiểm tra hệ thống dây mạng, switch, thiết bị định tuyến và khả năng đáp ứng lưu lượng thực tế. Yêu cầu này đặc biệt quan trọng với khách sạn, bệnh viện, call center và các đơn vị có nhiều cuộc gọi đồng thời.

Cấu hình QoS cho lưu lượng thoại

Dữ liệu thoại yêu cầu độ trễ thấp và khả năng truyền liên tục. Khi mạng phải xử lý đồng thời cuộc gọi, video, tải tệp và nhiều ứng dụng khác, lưu lượng thoại có thể bị cạnh tranh băng thông. QoS giúp ưu tiên dữ liệu cuộc gọi trước những loại lưu lượng ít nhạy cảm hơn. Việc cấu hình đúng QoS sẽ hạn chế tình trạng giật tiếng hoặc mất tiếng khi mạng đang có nhiều người sử dụng.

Switch và nguồn PoE phù hợp

Nhiều IP Phone hỗ trợ PoE, cho phép truyền cả dữ liệu và nguồn điện qua cùng một dây mạng. Cách triển khai này giúp bàn làm việc gọn hơn và giảm nhu cầu sử dụng adapter riêng cho từng điện thoại. Tuy nhiên, switch phải hỗ trợ PoE và có đủ tổng công suất cấp nguồn cho toàn bộ thiết bị. Doanh nghiệp cũng cần kiểm tra sự tương thích giữa chuẩn PoE của switch và điện thoại trước khi triển khai.

Nguồn điện dự phòng

IP Phone có thể không phụ thuộc vào đường dây điện thoại truyền thống nhưng vẫn cần nguồn điện để hoạt động. Nếu switch PoE, tổng đài và thiết bị mạng bị mất điện, hệ thống sẽ ngừng hoạt động. Với những môi trường cần duy trì liên lạc liên tục như bệnh viện, khách sạn, trung tâm chăm sóc khách hàng hoặc bộ phận vận hành, doanh nghiệp nên trang bị UPS hoặc nguồn điện dự phòng cho các thiết bị quan trọng.

Đường truyền Internet dự phòng

Doanh nghiệp sử dụng tổng đài cloud, máy nhánh từ xa hoặc SIP Trunk qua Internet nên có phương án xử lý khi đường truyền chính gặp sự cố.

Một số phương án thường được cân nhắc gồm:

• Sử dụng hai đường Internet từ hai nhà cung cấp.
• Dùng router hỗ trợ tự động chuyển đường truyền.
• Thiết lập SIP Trunk dự phòng.
• Chuyển cuộc gọi đến số di động khi điện thoại mất đăng ký.
• Sử dụng kết nối di động làm đường dự phòng tạm thời.

Mức độ dự phòng cần được lựa chọn theo ảnh hưởng của sự cố đến hoạt động doanh nghiệp. Một văn phòng nhỏ không cần cấu hình giống với khách sạn, bệnh viện hoặc call center hoạt động liên tục.

Một đường Internet có thể dùng cho bao nhiêu IP Phone?

Không thể xác định số lượng IP Phone chỉ dựa trên tốc độ Internet được nhà mạng công bố. Doanh nghiệp cần tính đến số cuộc gọi đồng thời, loại codec được sử dụng, mức băng thông của mỗi cuộc gọi và các ứng dụng đang dùng chung đường truyền.

Ví dụ, một doanh nghiệp có 100 IP Phone nhưng chỉ phát sinh khoảng 10 cuộc gọi đồng thời sẽ có yêu cầu khác với một call center có 100 nhân viên cùng thực hiện cuộc gọi vào giờ cao điểm.

Ngoài băng thông, hệ thống còn phải được đánh giá dựa trên các yếu tố như: Độ trễ của đường truyền,mức độ dao động độ trễ,tỷ lệ mất gói dữ liệu, khả năng cấu hình QoS, độ ổn định của mạng trong giờ cao điểm, số cuộc gọi đồng thời cần duy trì.

Vì vậy, số lượng điện thoại chỉ là một phần của bài toán thiết kế. Thông số quan trọng hơn là số cuộc gọi đồng thời và chất lượng thực tế của đường truyền.

IP Phone có cần tổng đài không?

Trong hệ thống doanh nghiệp, IP Phone thường được đăng ký với tổng đài IP hoặc nền tảng tổng đài cloud. Tổng đài quản lý số máy nhánh, xác thực thiết bị và điều phối cuộc gọi đến đúng người hoặc phòng ban.

Nhờ có tổng đài, doanh nghiệp có thể triển khai các tính năng như:

• Chuyển và giữ cuộc gọi.
• Nhóm đổ chuông.
• Hàng đợi cuộc gọi.
• Lời chào tự động.
• Ghi âm và báo cáo cuộc gọi.
• Phân quyền gọi ra ngoài.
• Quản lý máy nhánh tập trung.

Một số IP Phone có thể hỗ trợ gọi trực tiếp bằng địa chỉ IP mà không thông qua tổng đài. Tuy nhiên, cách này khó quản lý và không phù hợp với hệ thống doanh nghiệp có nhiều người dùng. Do đó, doanh nghiệp không nên lựa chọn điện thoại như một thiết bị độc lập. IP Phone phải được xem là một phần trong hệ thống gồm tổng đài, mạng LAN, switch, đường gọi bên ngoài và phương án quản lý tập trung.

Nên sử dụng tổng đài tại chỗ hay tổng đài cloud?

Tổng đài tại chỗ phù hợp với doanh nghiệp muốn chủ động quản lý hệ thống và duy trì cuộc gọi nội bộ trong mạng LAN. Mô hình này giúp giảm sự phụ thuộc của liên lạc nội bộ vào Internet, nhưng doanh nghiệp phải đầu tư thiết bị và chịu trách nhiệm vận hành, bảo trì. Tổng đài cloud phù hợp với doanh nghiệp có nhiều chi nhánh, nhân viên làm việc từ xa hoặc không muốn duy trì máy chủ tổng đài tại văn phòng. Mô hình này linh hoạt hơn về địa điểm sử dụng nhưng phụ thuộc nhiều hơn vào chất lượng Internet.

Không có một mô hình phù hợp với mọi doanh nghiệp. Việc lựa chọn phải dựa trên các yếu tố như:

• Số lượng người sử dụng.
• Số địa điểm triển khai.
• Nhu cầu làm việc từ xa.
• Mức độ phụ thuộc vào cuộc gọi.
• Khả năng quản trị kỹ thuật.
• Yêu cầu dự phòng.
• Ngân sách đầu tư và vận hành.

Kết luận: IP Phone cần mạng nhưng không phải lúc nào cũng cần Internet

IP Phone luôn cần kết nối với một mạng IP để liên lạc với tổng đài và truyền dữ liệu thoại. Tuy nhiên, thiết bị không bắt buộc phải sử dụng Internet trong mọi trường hợp. Nếu tổng đài IP được đặt tại doanh nghiệp và các điện thoại nằm trong cùng mạng LAN, cuộc gọi nội bộ có thể tiếp tục hoạt động khi Internet bị gián đoạn. Nếu doanh nghiệp sử dụng tổng đài cloud, máy nhánh từ xa, kết nối nhiều chi nhánh hoặc SIP Trunk qua Internet, đường truyền Internet sẽ trở thành một thành phần quan trọng của hệ thống. Trước khi triển khai, doanh nghiệp cần xác định tổng đài được đặt ở đâu, cuộc gọi sẽ đi qua đường nào, những chức năng nào phải duy trì khi mất Internet và phương án dự phòng cần thiết.

Vintech Việt Nam tư vấn và cung cấp giải pháp IP Phone cho văn phòng, khách sạn, bệnh viện, call center và doanh nghiệp nhiều chi nhánh. Giải pháp được xây dựng đồng bộ từ tổng đài IP, điện thoại IP, thiết bị mạng đến phương án kết nối và dự phòng, thay vì chỉ lựa chọn thiết bị dựa trên giá hoặc thông số riêng lẻ.

Liên hệ Vintech Việt Nam để được tư vấn mô hình IP Phone phù hợp với hạ tầng mạng và nhu cầu vận hành thực tế của doanh nghiệp.

Facebook, Tik Tok, Youtube